IT 変更管理は、ビジネスおよび技術の変更を伝え、実装するために、ますます多くの組織で使用されている方法です。このプロセスは、組織の変更全体にわたって人材とプロセスを管理するための構造化されたアプローチを提供します。
ビジネスおよびテクノロジーのコンサルティング会社 Centric Consulting で人事および変更担当の全国リーダーを務める Hilary Lee 氏は、IT 変更管理をテクノロジーの導入を成功に導く方法と見ています。「新しいテクノロジーの実際の導入を強化することで、企業は投資の利益をすぐに示すことができます」と、彼女は電子メールのインタビューで述べています。「それが、テクノロジー分野の変更担当者の究極の目標です。」
変更管理は見落とされたり過小評価されたりすることがよくあり、それがプロジェクトの失敗につながります。テクノロジーに重点を置いた経営コンサルティング会社 BUILT のクライアント戦略およびアドバイザリー部門の責任者である Kim Strumwasser 氏は、変更管理の重要性を認識し、最初からプロジェクト ライフサイクル全体に組み込むことが不可欠であると述べています。「変更管理を最後まで無視すると、コストのかかる挫折やプロジェクトの失敗につながる可能性があります」と彼女は電子メールで述べています。
ROIの達成
変更管理により、組織は予測した ROI を達成し、影響を受ける従業員と連携し、業務の中断を最小限に抑えることができます。「変更管理は成功と失敗を分けるものです」と、技術調査およびアドバイザリー会社 ISG のパートナーである Beth Thomas 氏は電子メールのインタビューで述べています。「変更管理は、企業とその従業員が導入と業務準備を整えるための効率的なプロセスを保証します。」
「組織はビジネス価値の実現を望んでいます。単純明快です」と Lee 氏は言います。しかし、テクノロジーは方程式の一部にすぎません。「人々がそのテクノロジーを理解し、使用する能力が成功の鍵です」と彼女は指摘します。「意図的なコミュニケーション、トレーニング、コーチングを通じて、人々がテクノロジーの変革を通じて力と知識を与えられ、サポートされていると感じれば、投資のメリットははるかに早く現れます。」
はじめる
最終目標を定義し、すべての関係者とユーザー グループ間の整合性を確保することが、IT 変更管理イニシアチブを開始する最善の方法であると Strumwasser 氏は言います。「これには、最終目標に関する合意、望ましい結果を効果的に伝達すること、チームと影響を受けるすべてのユーザー グループからの賛同を得ることが含まれます」と彼女は説明します。「これにより、最初から変更プロセスに対する統一されたビジョンとコミットメントが確保されます。」
Lee 氏は、変更管理には、影響を受ける個人を徹底的に調査し、理解し、彼らのニーズに対処するための実用的で実行可能なアプローチを考案する必要があると述べています。「変更への準備と影響を早期に評価することが、テクノロジー導入の真のスーパーパワーです」と彼女は示唆しています。「評価によって、プロジェクト チームは、シームレスな実装を妨げる可能性のあるものをすぐに見極めることができます。」
適切な計画
プロジェクト計画の際には、組織全体のリーダーや影響力のある人々を巻き込むことが重要です。「これは、意思決定を行い、障壁を打ち破り、リソースを再配分できるエグゼクティブ スポンサーと、ソリューションから利益を得て、それがどのように機能するべきかという視点を持つビジネス オーナーを意味します」と Lee 氏は言います。
影響を受けるすべてのユーザー グループの代表者も計画参加者になるべきだと、Strumwasser 氏は言います。「影響を受ける可能性のあるグループを除外するよりも、参加させる方が賢明です」と彼女はアドバイスします。一方、参加者が多すぎると、進行が遅れる場合があります。「経験則として、アイデアの考案からプログラムの実行まで、ユーザー グループごとに少なくとも 1 ～ 2 人が関与するようにしてください。」
1 つのやり方がすべての人に当てはまるわけではない、と Lee 氏は言います。「変革の実践者が自分の仕事を愛する理由の 1 つは、プロジェクトごとに同じ課題がまったくないということです」と彼女は指摘します。組織ごとに文化が異なり、それが人々の協力の仕方、意思決定の方法、日々の活動の進め方を決定します。「ベスト プラクティスは確かに存在しますが、テクノロジの導入に画一的なアプローチを適用しても成功は得られません。」
失敗を避ける
トーマス氏は、変革の取り組みの 70% が失敗していると指摘しています。主な原因は、変革を主導する能力のないリーダー、従業員の抵抗、準備不足です。「変革戦略と実行計画がなければ、変革は 70% の一部となり、ROI は実現されません」と彼女は警告しています。また、従業員のエンゲージメントの低下、スタッフの離職、生産性の低下、回復が困難な悪い第一印象など、コストのかかるミスも発生します。
リー氏は、スタッフや管理職の現在の飽和度を測定して、彼らが現在直面している可能性のある他の変化を判断することも重要だと語る。「これは、意味のあるテクノロジー導入戦術の種類に影響します。」計画された取り組みは、例えば、より穏やかでストレスの少ない時期まで延期される可能性があります。
最後に
組織が変わるのではなく、人が変わるとリー氏は言います。「人間は複雑で、変化に適応する方法もさまざまです」と彼女は指摘します。リー氏は、チェンジ マネジメントによって、人々は新しいことを学び、生産性を高め、チームやビジネスにさらに大きな価値を提供できると信じるようになると考えています。「誰かが新しいスキルを身につけ、達成感を感じるときのあの感動を見ることが、チェンジ プラクティショナーとしての私たちの仕事を続ける原動力です。」
唯一不変なものは変化であるとトーマス氏は指摘します。変更管理は、あらゆる移行、取引、変革の ROI を保証するのに役立ちます。「変更管理は、コミュニケーション、トレーニング、幹部の利害関係者管理、リーダーシップのサポート、およびその他の変更準備活動を通じて、ビジネスの準備と採用を保証します」と彼女は言います。「これはあればよいというものではなく、なくてはならないものです。」