(oneechanblog) – 「すべての会議は、期待するほど生産的ですか？」 私たちのCEOであるMattMullenwegは最近、この質問について考えるように私たちに求めました。 対面の会議には場所があり、直接またはビデオチャットを介して、リアルタイムで会話を行う方が適切です。 しかし、時間とエネルギーの面でコストがかかる可能性があります。
Automatticでは、作業をリモートで管理する方法や、会議や内部の電子メールチェーンが多すぎないようにする方法についてよく尋ねられます。 WordPress.comを利用した製品であるP2を使用して、タイムゾーンを超えて同僚とコラボレーションします。 たとえば、私のチームはフィリピンからルーマニアまでどこにでも住んでいます。私たちが直接会う時間はほとんどありません。 P2は、アイデアをブレインストーミングし、プロジェクトの更新を共有し、非同期で通信するためのプラットフォームです。 それは、私たち全員が世界のどこにいても仕事を始める場所であり、私たちがしていること、実行する必要のあるタスク、および行う必要のある決定をキャプチャします。 内部日記のように扱ってください。 掲示板。 仮想ウォータークーラー。
私にとって、それは朝のニュースを読むようなものです。 P2は、さまざまなタイプのチームまたはグループで機能します。分散型の会社で一緒に作業する人々、仮想の教室やワークショップ、顧客やパートナーとやり取りするオンラインビジネスなどです。P2がどのように作業を合理化し、非同期コラボレーションを促進し、排除できるか疑問に思います。不要な会議？ ここに10の方法があります：
1.参加者が自分のペースで受講できるコースを提供する
WordPress.comWebサイトを最大限に活用するためのコースを提供しています。 このカリキュラムでは、生徒がレッスンを読んだり、質問したり、ヒントを得たり、他の参加者と交流したりするコミュニティハブとしてP2を使用します。 これは非同期で行うことができます。生徒はスケジュールに合わないときにZoom通話を行う必要がないため、どこにいても誰でもアクセスできます。
2.チームや部門間でリクエストを自動化する
P2を使用して、要求の実行など、組織内のプロセスを合理化できます。 新入社員に契約書を送る必要がありますか？ 法務チームのP2でリクエストを送信します。 今後のブログ発表用のグラフィックを作成するデザイナーをお探しですか？ 設計チームのP2でリクエストに記入します。 最近のキャンペーンの統計を分析したいですか？ データグループのP2にリクエストを投稿します。 これらのワークフローでは、これらの要求を満たすために会議を設定する必要はありません。 必要に応じて、投稿のコメントでさらに議論することができます。
3.会社全体からのステータスの更新を共有します
Automatticには、Thursday Updatesと呼ばれるP2があり、すべてのチームが2週間ごとにステータスの更新を投稿する必要があります。これには、プロジェクトのハイライトと高レベルの要約を含めることができます。 多くの組織では、これらのタイプの更新は通常、対面式の会議でPowerPointまたはGoogleスライドで配信され、多くの場合、そこでは必要のない人でいっぱいの部屋に配信されます。 P2を使用すると、メディアの埋め込みやプロジェクト追跡ツールなど、さまざまなブロックで情報や更新を提示できます。
4.新しい同僚を紹介するスペースを設定します
パンデミックは私たちの働き方を変えましたが、伝統的に、多くの状況で、新しい従業員が他の従業員に紹介されてきました。 Automatticは完全に分散された会社であり、私たちのチームメイトは世界中に住んでいます。 企業の伝統では、すべての新入社員が指定されたP2にウェルカムポストを作成し、そこで自分自身の短いビデオ紹介を埋め込む必要があります。 オンボーディングプロセスの一部としての他の投稿には、新入社員の面接が含まれます。 これらはすべて、多くの対面会議をスケジュールすることなく、人々を知り、チームに歓迎するための効果的な方法です。
5.求職者とのテストを実施するためのプライベートWebサイトを作成します
新しい従業員を最初から最後まで採用するプロセスには、時間がかかる場合があります。 面接プロセス全体には数週間、場合によっては数か月かかることがありますが、多くの場合、電話、Slackチャット、Zoom通話、対面会議の厳しい組み合わせによって簡単になります。 WordPress.comとその他のAutomatticでのすべての役割には、テストが含まれます。候補者が短期プロジェクトで私たちと協力する期間と、両方の当事者がそれを評価できる期間です。適切かどうか。 私たちはそれを試している候補者のためにP2を作成し、この段階で彼らについて、特に彼らがどのように考え、コミュニケーションし、協力するかについて多くを学ぶことができます。 そして、これは重要です。私たちは、遠隔地の組織にとって、書面によるコミュニケーションの強力な文化が不可欠であると信じています。
6.会議やブレーンストーミング用に仮想メモ帳を設定します
特に誰もメモを取らない場合、対面会議の詳細が失われる可能性があります。 Automatticでは、顧客やパートナーとの外部通話を録音し、P2で通話メモを共有しています。 また、P2は検索可能であるため、従業員は、過去、現在、未来の会議で話し合った重要な情報にアクセスして、出席していない場合でも、意思決定が行われる理由を理解したり、仕事をするために必要なコンテキストを取得したりできます。 ビデオ通話を録音する場合は、Loom、Vimeoなどのいくつかのビデオブロックを使用してP2に録音を埋め込んで、通話メモを追加することもできます。
7.専用スペースでパートナーや顧客とコラボレーションする
あなたがビジネスを運営している場合、話し合うべき主要な更新がない場合でも、パートナーや顧客が定期的な会議をスケジュールしたいと思うことがよくあります。 P2は、補完する優れたプラットフォームであり、不要な対面の会議を排除します。 パートナーまたはクライアント用のP2を作成し、カスタムカラーと会社のロゴを使用して視覚的にブランド化し、関連するリンクとリソースを使用してサイドバーを調整できます。 この専用のP2では、パートナーと顧客は、テキストの更新を共有したり、簡単な質問をしたり、将来の電話を設定したり、1週間を通してチームとコミュニケーションをとったりすることができます。 その後、必要な場合にのみ会議をスケジュールできます。
8.勝利を祝い、フラッシュバックなどを公開します
このリストを閲覧すると、P2のパワーと汎用性を確認できます。 WordPress.comを利用したP2は、基本的に社内ジャーナルであり、チームメート、学生、またはチームメンバーが発表を行ったり要約を共有したりできるスペースです。 一部のオフィスや職場環境では、成功した年を祝うために営業時間外の外出をスケジュールしたり、長期的なビジョンについて話し合うために直接のリトリートを計画したりすることができます。 しかし、今日では、対面式のイベントや交流会を主催することが難しくなっているため、P2を使用して、勝利を祝ったり、「ビジネスのステータス」の投稿を投稿したり、その他の必要な長いコンテンツを共有したりしています。
9.再会ガイドとイベントの概要を共有する
WordPress.comとAutomatticのチームは定期的に直接会い、世界中に散らばっているチームメイトに実際に会う機会を与えています。 集まりの計画は、場所の調査や宿泊施設の予約から、フライトやその他の旅費が予算内に収まるようにするまで、多くの時間がかかる可能性があります。 再会の計画者は、アクセシビリティの問題、すべての参加者のビザ手続き、インターネット速度テスト、およびその他のロジスティクスについても心配または知っている必要があります。 P2は、洞察をまとめて旅行後の要約を公開し、将来これらのサイトにアクセスするグループの旅行リソースをホストするための優れた方法です。 特定の目的地に関心のある人は、計画中にこれらのガイドラインを参照して、会議を必要なものだけに減らすのに役立ちます。 （おもしろい事実：リスボン、ポルトガル、ハワイは歴史的にAutomatticで最も人気のある待ち合わせ場所でした。）
10.セルフガイドリソースと内部ドキュメントを公開する
WordPress.comのチームは、ドメイン大学やスケジューリング大学など、私たちが大学と呼ぶ多くのP2資料にアクセスして、従業員が新しい分野で自分自身を訓練したり、スキルを磨いたりできるようにしています。 これらのP2は非常に包括的であり、コンテンツの学習には終日の対面トレーニングセッションが必要になる場合がありますが、これらのオンライン「大学」を使用すると、従業員は自分の時間にリソースやチュートリアルを実行できます。