(oneechanblog) – 「すべての会議は非常に効果的で、楽しみにしていますか？」 私たちのCEOであるMattMullenwegは最近、この質問について熟考するように私たちに依頼しました。 ライブミーティングにはその場所があり、直接またはビデオチャットを介して、リアルタイムでより適切に行われる会話があります。 しかし、時間とエネルギーの面でコストがかかる可能性があります。
Automatticでは、リモートワークを管理する方法、過度の会議を回避する方法、および内部の電子メールチェーンについてよく尋ねられます。 WordPress.comを利用した製品であるP2を使用して、タイムゾーンを超えて同僚とコラボレーションします。 たとえば、私のチームはフィリピンからルーマニアまでどこにでも住んでいます。ライブで会う時間はほとんどありません。 P2は、アイデアをブレインストーミングし、プロジェクトの更新を共有し、非同期で通信するためのプラットフォームです。 これは、世界のどこにいても、私たち全員が仕事を始める場所であり、私たち全員が取り組んでいること、実行する必要のあるタスク、および行う必要のある決定に追いつく場所です。 社内誌と考えてください。 掲示板。 仮想ウォータークーラー。
私にとって、それは朝のニュースを読むようなものです。 P2は、さまざまな種類のチームまたはグループ（分散型企業内で一緒に働く人々、仮想教室またはワークショップコホート、クライアントまたはパートナーと対話するオンラインビジネスなど）で機能します。 P2がどのように作業を合理化し、非同期コラボレーションを促進し、不要な会議を排除できるか疑問に思っていますか？ ここに10の方法があります：
1.参加者が自分のペースで受講できるコースを提供する
WordPress.comサイトを最大限に活用するためのコースを提供しています。 このカリキュラムでは、生徒がレッスンを読んだり、質問したり、ヒントを得たり、他の参加者と交流したりするコミュニティハブとしてP2を使用します。 これは非同期で行うことができます。生徒はスケジュールに合わないときにZoom通話に参加する必要がないため、どこにいても誰でもアクセスできます。
2.チームや部門間でリクエストを自動化する
P2を使用して、要求の作成など、組織内のプロセスを合理化できます。 新入社員に契約書を送る必要がありますか？ 法務チームのP2でリクエストを送信します。 今後のブログ発表用のグラフィックを作成するデザイナーをお探しですか？ 設計チームのP2でリクエストに記入します。 最近のキャンペーンの統計を解析したいですか？ データチームのP2にリクエストを投稿します。 これらのワークフローが整っているので、これらの要求を行うために会議を設定する必要はありません。 必要に応じて、投稿のコメントでさらに議論することができます。
3.会社全体からのステータスの更新を共有します
Automatticには、Thursday Updatesと呼ばれるP2があり、すべてのチームが隔週のステータス更新を投稿する必要があります。これには、プロジェクトのハイライトと高レベルの要約が含まれる場合があります。 多くの組織では、これらのタイプの更新は、多くの場合、ライブ会議でPowerPointまたはGoogleスライドで配信され、多くの場合、そこにいる必要のない人がいる満員の部屋に配信されます。 P2を使用すると、メディアの埋め込みやプロジェクト追跡ツールなど、一連のブロックを使用して情報や更新を表示できます。
4.新しい同僚を紹介するスペースを設定します
パンデミックは私たちの働き方を変えましたが、伝統的に、多くの環境では、新しい従業員が連れて行かれ、他のスタッフに紹介されることがよくあります。 Automatticは完全に分散された会社であり、私たちのチームメイトは世界中に住んでいます。 ある会社の伝統では、すべての新入社員が指定されたP2にウェルカムポストを作成し、そこで自分自身についての短い紹介ビデオを埋め込む必要があります。 オンボーディングプロセスの一部としての他の投稿には、新入社員の面接が含まれます。 これらはすべて、多くの対面会議をスケジュールする必要なしに、人々を知り、チームに歓迎するための効果的な方法です。
5.求職者とのトライアルを実施するためのプライベートサイトを作成します
新しい従業員を最初から最後まで採用するプロセスには、時間がかかる場合があります。 面接のタイムライン全体には数週間、場合によっては数か月かかることがあり、多くの場合、電話、Slackチャット、Zoom通話、および対面会議の徹底的な組み合わせによって促進されます。 WordPress.comとその他のAutomatticでのすべての役割には、試験が含まれます。候補者が短期プロジェクトで私たちと協力し、双方がそれが適切かどうかを評価できる期間です。 トライアル中の候補者のためにP2を作成します。この段階で、P2について、特に彼らの考え方、コミュニケーション、コラボレーションの方法について多くを学ぶことができます。 そして、これは重要です。リモート組織にとって、強力な書面によるコミュニケーションの文化が不可欠であると私たちは信じています。
6.会議やブレインストーム用の仮想メモ帳を設定します
特に誰もメモを取らない場合、ライブ会議の詳細が失われる可能性があります。 Automatticでは、クライアントやパートナーとの外部通話を記録し、P2で通話メモを共有しています。 また、P2は検索可能であるため、過去、現在、未来の従業員は、会議で話し合った重要な情報にアクセスして、出席していなかった場合でも、決定が下された理由を理解したり、仕事をするために必要なコンテキストを取得したりできます。 ビデオ通話を録音する場合は、通話メモを補足するために、Loom、Vimeoなどの多数のビデオブロックを使用してP2に録音を埋め込むこともできます。
7.専用スペースでパートナーやクライアントとコラボレーションする
あなたがビジネスを運営している場合、話し合うべき主要な更新がない場合でも、パートナーやクライアントが定期的な会議をスケジュールしたいと思うことがよくあります。 P2は、ライブ会議を補完し、不要なものを排除するための優れたプラットフォームです。 パートナーまたはクライアント用のP2を作成し、カスタムカラーとその会社のロゴを使用して視覚的にブランド化し、関連するリンクとリソースでサイドバーを微調整できます。 この専用のP2では、パートナーとクライアントは、書面による更新を共有し、簡単な質問をし、将来の電話を設定し、1週間を通してチームと連絡を取ることができます。 その後、必要な場合にのみ会議をスケジュールできます。
8.勝利を祝い、回顧録を公開するなど
このリストを閲覧すると、P2のパワーと汎用性を確認できます。 WordPress.comを利用したP2は、中核となる内部ジャーナルであり、チームメート、学生、またはグループメンバーが発表を行ったり要約を共有したりできるスペースです。 一部のオフィスや職場環境では、成功した年を記念して仕事帰りの外出をスケジュールしたり、会社の長期ビジョンについて話し合うために対面でのリトリートを計画したりする場合があります。 しかし、最近では、対面式のイベントを開催したり、直接会ったりすることが難しくなっているため、P2を使用して、勝利を祝ったり、「ビジネスの現状」のメッセージを投稿したり、その他の重要なより長い形式のコンテンツを共有したりしています。
9.交流会ガイドとイベントの概要を共有する
WordPress.comおよびAutomattic全体のチームは定期的に直接会い、世界中に散らばっているチームメートに実際の生活でお互いを見る機会を与えています。 交流会の計画には、場所の調査や宿泊施設の予約から、フライトやその他の旅費が予算内に収まるようにするまで、多くの時間がかかる場合があります。 また、Meetupプランナーは、アクセシビリティの問題、すべての参加者のビザ手続き、インターネット速度テスト、およびその他のロジスティクスについて、問題を解決するか、認識している必要があります。 P2は、詳細をまとめて旅行後の要約を公開し、将来これらの場所を訪れるチームの旅行リソースをアーカイブするための優れた方法です。 特定の目的地に関心のある人は、計画中にこれらのガイドを参照できます。これにより、会議が重要なものだけに削減されます。 （おもしろい事実：歴史的にリスボン、ポルトガル、ハワイはAutomatticで最も人気のある交流会の場所でした。）
10.セルフガイドリソースと内部ドキュメントを公開する
WordPress.com全体のチームは、ドメイン大学やスケジューリング大学など、大学と呼ばれる多数のドキュメントP2にアクセスできます。これにより、従業員は新しい分野で自己トレーニングしたり、スキルを磨いたりできます。 これらのP2は非常に包括的であり、このコンテンツを学習するには1日のライブトレーニングセッションが必要になる場合がありますが、これらのオンライン「大学」を使用すると、スタッフは自分の時間にリソースやチュートリアルを実行できます。